​Het Karrenmuseum zou geen Karrenmuseum zijn zonder zijn karren. De deelcollectie vervoer met o.a. koetsen, karren en wagens neemt dan ook zowel letterlijk als figuurlijk het grootste deel van het museum in beslag. Het gaat om een rijke en gevarieerde collectie niet-gemotoriseerde voertuigen.  Deze collectie werd in de loop der jaren uitgebreid door aankoop, schenking en permanente bruikleen.
 
Vóór het project op het digitale spoor legde de deelcollectie vervoer reeds een lange weg af. Vanaf het ontstaan van de Heemkundige verzameling kreeg elk object van zodra het in de collectie werd opgenomen een uniek nummer. Verder kreeg ook elk object een papieren invulfiche met basisgegevens en een foto. Extra documenten zoals schenkingsovereenkomst/ aankoopbewijs, oude foto’s, krantenknipsels,… werden bij deze fiches gevoegd.

Op het domein van het Karrenmuseum bevindt er zich een loods met de naam 'Vrouw & Ambacht'. Deze ruimte herbergt een zeer diverse collectie aan heemkundige objecten, die onderwerpen als 'de was', 'de slacht', 'de imker' en 'de jacht' aansnijden. De objecten behoren niet tot de kerncollectie van het museum en werden nog nooit eerder geregistreerd. Gedurende twee weken dompelde ik mezelf in deze heemkundige collectie onder en voerde systematisch een minimale registratie van de diverse stukken uit. Volgende stappen kwamen hierbij aan bod: 

- Het toekennen van een uniek nummer, objectnummer of inventarisatienummer aan elk afzonderlijk object.
- Het toekennen van een objectnaam, zodat er met één term wordt verteld om wat voor object het gaat. De keuze werd bepaald door reeds bestaande standaardterminologieën uit diverse bronnen als De Art & Architecture Thesaurus® (AAT), Het Mot, Erfgoed in zicht, e.a.
- Het in kaart brengen van het schadebeeld van de objecten. Het grootste probleem bleek de actieve houtaantasting door boorders. 
- Het controleren van de datum, de methode en de naam van de persoon of instelling waarvan het museum het object verwierf.
- Het fotograferen van de objecten; er werd gekozen voor een frontale overzichtsfoto, waaruit zoveel mogelijk informatie af te leiden valt. Ook het inventarisnummer werd steeds consequent gefotografeerd. 

'Op het digitale spoor' zeg je?  Wel... dit is de naam van het inventarisatieproject waar we dit jaar mee van start zijn gegaan. Graag geven we jullie een korte synthese van dit project mee, zodat jullie onze volgende stappen beter kunnen volgen. Een stukje geschiedenis is hierbij van belang. 

Sinds de jaren 70 van de 20e eeuw vulde de Heemkundige Kring de collectie aan met karren, wagens, ambachtelijke werktuigen, landbouwalaam en heemkundige voorwerpen. Het was dan ook deze heemkring die de basis van een collectieregistratie legde. Dit verhaal geraakte, sinds de toekenning van het kwaliteitslabel, in een stroomversnelling:  een eerste digitale collectieregistratie  (eerst in 'GXPLibrarian', later in 'Donnet') wordt opgestart in combinatie met een uitgebreide papieren inventaris. Doorheen de tijd wordt de basisregistratie van de collectie zorgvuldig in de databank ingevoerd, terwijl een meer diepgaande registratie lokaal wordt bewaard.  

In functie van de erkenning en indeling van het museum voor de periode 2019-2023, bracht de visitatiecommissie het advies om als museum stappen te ondernemen om terug aan te sluiten bij een erfgoeddatabank en de lacunes in de huidige collectieregistratie weg te werken. In samenspraak met de erfgoedconsulenten werd uiteindelijk de keuze gemaakt om mee in te stappen in het collectieregistratiesysteem Erfgoed Inzicht (Adlib). 

Wat ons nu te doen staat in een notendop? 
- Met het project zetten we in de 1ste plaats in op het uitwerken van een basisregistratieprofiel voor de reeds geregistreerde objecten.
- We voeren een  minimale registratie  uit van de objecten die nog nooit werden geregistreerd. (Meer uitleg hierover zal in het volgende bericht van deze blog verschijnen.)
- De registratiegegevens van de deelcollectie 'Voertuigen' worden geactualiseerd.
- De deelcollecties, zoals die opgenomen zijn in GPXLibrarian ('Voertuigen', 'Werktuigen', 'Uitrusting', 'Overige'), worden geherdefinieerd. 

Er is bijgevolg werk aan de winkel!